Privacybeleid

Jōhin geeft veel om uw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij

nodig hebben voor (het verbeteren van) onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om

met de informatie die wij over u en uw gebruik van onze diensten hebben verzameld.

Wij stellen uw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan

derden.

Over de gegevensverwerking

Hieronder kan u lezen op welke wijze wij uw gegevens verwerken, waar wij deze

(laten) opslaan, welke beveiligingstechnieken wij gebruiken en voor wie de gegevens

inzichtelijk zijn.

Webhosting

We nemen webhosting- en e-maildiensten af van Alpha producties. Alpha producties

verwerkt persoonsgegevens namens ons en gebruikt uw gegevens niet voor eigen

doeleinden. Wel kan deze partij metagegevens verzamelen over het gebruik van de

diensten. Dit zijn geen persoonsgegevens. Alpha producties heeft passende

technische en organisatorische maatregelen genomen om verlies en ongeoorloofd

gebruik van uw persoonsgegevens te voorkomen. Alpha producties is op grond van

de overeenkomst tot geheimhouding verplicht.

Email

Wij maken voor ons reguliere zakelijke e-mailverkeer gebruik van de diensten van

Alpha producties. Deze partij heeft passende technische en organisatorische

maatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van uw en onze gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Alpha producties heeft geen toegang tot ons postvak

en wij behandelen al ons e-mailverkeer vertrouwelijk.

Verzenden en logistiek

Als u een bestelling bij ons plaatst is het onze taak om uw pakket bij u te laten

bezorgen. Wij maken standaard gebruik van de diensten van DPD of Post.nl voor het

uitvoeren van de leveringen. Het is daarvoor noodzakelijk dat wij uw naam, adres en

woonplaatsgegevens met DPD of Post.nl delen. DPD of Post.nl gebruikt deze

gegevens alleen ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst. In het geval

dat DPD of Post.nl onderaannemers inschakelt, stelt DPD of Post.nl uw gegevens

ook aan deze partijen ter beschikking.

Facturatie en boekhouden

Voor het bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de

diensten van Exact. Wij delen uw naam, adres en woonplaatsgegevens en details

met betrekking tot uw bestelling. Deze gegevens worden gebruikt voor het

administreren van verkoopfacturen. Uw persoonsgegevens worden beschermd

verzonden en opgeslagen. Exact Software is tot geheimhouding verplicht en zal uw

gegevens vertrouwelijk behandelen. Exact Software gebruikt uw persoonsgegevens

niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

Doel van de gegevensverwerking

Algemeen doel van de verwerking

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil

zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht

die u verstrekt. Wij gebruiken uw gegevens niet voor (gerichte) marketing. Als u

gegevens met ons deelt en wij gebruiken deze gegevens om – anders dan op uw

verzoek – op een later moment contact met u op te nemen, vragen wij u hiervoor

expliciet toestemming. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan

om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze

derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst

tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.

Automatisch verzamelde gegevens

Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt

met het doel onze dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld

uw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) zijn geen persoonsgegevens.

Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek

In voorkomende gevallen kan Jōhin op grond van een wettelijke verplichting worden

gehouden tot het delen van uw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk

onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen uw

gegevens te delen, maar wij zullen ons binnen de mogelijkheden die de wet ons

biedt daartegen verzetten.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens zolang u cliënt van ons bent. Dit betekent dat wij uw

klantprofiel bewaren totdat u aangeeft dat u niet langer van onze diensten gebruik

wenst te maken. Als u dit bij ons aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een

vergeetverzoek. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij

facturen met uw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor

zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren. Medewerkers hebben echter geen

toegang meer tot uw cliëntprofiel en documenten die wij naar aanleiding van uw

opdracht hebben vervaardigd.

Uw rechten

Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heeft u als

betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of

namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welke rechten dit zijn en

hoe u zich op deze rechten kunt beroepen. In beginsel sturen wij om misbruik te

voorkomen afschriften en kopieën van uw gegevens enkel naar uw bij ons reeds

bekende e-mailadres. In het geval dat u de gegevens op een ander e-mailadres of

bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij u vragen zich te legitimeren. Wij

houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een

vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en

kopieën van gegevens ontvangt u in de machine leesbare gegevensindeling die wij

binnen onze systemen hanteren. U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te

dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vermoedt dat wij uw

persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

Inzagerecht

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking

hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. U kunt een verzoek met

die strekking doen via Jōhin. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw

verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-

mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die

deze gegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij

deze gegevens hebben opgeslagen.

Rectificatierecht

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking

hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. U kunt een

verzoek met die strekking doen via Jōhin website. U ontvangt dan binnen 30 dagen

een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij

ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking

hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. U kunt een verzoek met die strekking doen via Jōhin. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw

verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-

mailadres een bevestiging dat de gegevens tot u de beperking opheft niet langer

worden verwerkt.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking

hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten

uitvoeren. U kunt een verzoek met die strekking doen via Jōhin. U ontvangt dan

binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen

wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens

over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of

derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de

dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van

databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.